El término administración se refiere al proceso de conseguir
que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y
junto con ellas. La administración no es un fin en si misma, si no un medio
para alcanzar las metas u objetivos organizacionales.
Proceso se
refiere a las actividades primordiales que se desempeñan.
La eficiencia y la eficacia se refieren a lo que hacemos y a
cómo lo hacemos.
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos
usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer
correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a "
insumo-productos".
Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
1.
Se incrementa la cantidad de producto obtenido
manteniendo constante el volumen de recursos utilizados.
2.
Mantenemos constante la cantidad de productos
obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene
producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra,
materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al
mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están
actuando eficientemente.
Aun siendo una característica importante la eficiencia en la
administración y de los administradores no es una cualidad suficiente. Se debe
de buscar no solo la eficiencia, sino que, además se tienen que alcanzar los
objetivos, es decir que deben ser eficaces.
Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es
decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos
conceptos están muy interrelacionado (eficiencia y eficacia) ya que la eficacia
de un modelo, de un administrador, etc..., estará íntimamente unidad a la
necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en
ser eficaces de la forma más eficiente posible.
Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces.
La repuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede
emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede
cuando se es eficiente con metas equivocadas.
Productividad
Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un
periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la
forma siguiente:
Productividad = Resultados
Se puede mejorar la productividad:
1.- Al acrecentar la producción (resultados) con los mismos
insumos.
2.- Al disminuir los insumos manteniendo la misma
producción.
3.- Al aumentar la producción y disminuir los insumo para
cambiar la razón de un modo favorable.
Existen varias clases de insumo como lo son el trabajador,
los materiales y el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad
para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el
conocimiento y, en especial, en la administración.
La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y
organizacional.
La Eficiencia y la Eficacia se interrelacionan, pero la
falta de eficacia no puede ser compensada con Eficiencia, por grande que sea
esta, ya que no hay nada más inútil que hacer Eficientemente, algo que no tiene
ningún valor y que no contribuye en nada para la Organización. Por eso es
necesario preguntarse si lo que se hace vale para algo.
Por ejemplo un cocinero
puede pasar todo el día en su cocina, frente a su mesa de preparación, pero
esto no significa que sea Eficiente ni Eficaz, más aun cuando su labor no es
productiva y se dedica a utilizar indiscriminadamente los recursos (insumos)
con que cuenta su Organización.
Es necesario precisar
que en la actualidad las empresas pasan por una serie problemas por la falta de
recursos, de igual forma todas, quieren ofrecer un buen producto o un buen
servicio a bajo costo, por eso una vez definida la meta a la cual queremos
llegar, posteriormente debemos buscar la mejora en eficiencia y la contribución
del hombre es un factor muy importante para el éxito de su Organización.
