Bases de una organización Eficiente
"Se necesita poco para hacer las cosas bien, pero menos aún para hacerlas mal"
Paul Bocuse
Hace
algunas décadas, los negocios se iniciaban considerando alguna actividad
específica en la que fuéramos sobresalientes, las señora con buen sazón ponía
una cocina económica, el señor que sabía de “realizar” una fiesta ponía una
empresa de banquetes y entonces se dejaba el éxito en manos de “echarle ganas”
y las buenas relaciones que se fueran dando. Hoy en día las reglas han
cambiando, de tal forma que una organización eficiente debe conseguir objetivos
y cumplir metas con el menor margen de error posible.
Para
crear las bases de una organización eficiente debemos comenzar desde la
definición de que se hará y a través de que medios (Misión, Visión y Valores)
que a su vez emitan una identidad comercial y social. Una vez que se cuenta con
lo anterior, podemos decir que se ha definido el objetivo y los medios a través
de los cuales se enfocarán las actividades y esfuerzos de la empresa.
A
partir de ahora tendremos que ir del macro al micro, comenzando por cómo
conseguir el objetivo, por ejemplo:
Una vez realizado nuestro diagrama
de flujo podremos identificar a los diferentes actores que intervendrán. Al
definir actores podemos deducir que ya contamos con áreas o departamentos los
cuáles pueden estar constituidos por una persona si es una micro empresa o por
un grupo de personas si es una empresa grande. Al contar con departamentos
podemos comenzar a definir sus actividades, responsabilidades, normas y lo más
importante: sus objetivos específicos los cuales, al sumarse deberán reflejar
la finalidad de la empresa.
Cuando definamos qué debe hacer un
área y respondernos todas las preguntas sobre cuándo, cómo, dónde, podremos
comenzar a determinar cargas de trabajo, identificando incluso los tiempos que
esto implica y por ende, las jornadas de trabajo que deberán cubrirse. Es
importante no olvidar que se deben de incluir puntos de control (Desde revisiones
periódicas hasta auditorias)
Se sugiere identificar y registrar
las actividades en términos de tiempos y movimientos (Ejemplo: Producir
banquete para 100 pax= 3 cocineros + servicio banquete 100 pax = 5 meseros y 1 capitán…etc.),
a fin de saber qué sucesos deben ocurrir antes de tener más empelados.
Una vez que definamos las
actividades y cuánta gente es necesaria para llevarlas a cabo, se deben
determinar perfiles de puesto
Finalmente, al tener procesos,
actividades, perfiles y cantidad de ocupantes definidos, el ciclo debe cerrarse
con indicadores de desempeño, los cuáles nos darán una idea de cómo funciona la
empresa día a día, quién está cumpliendo sus objetivos y como pueden mejorarse
las áreas de oportunidad.
Lo anterior no es más que un proceso
estándar y general de la creación de nuestro sistema de trabajo. Lo ideal es
hacerlo desde antes de establecer el negocio así tendremos una idea del día a
día de la organización y una estimación de costos a los que podemos añadirles
presupuestos (almacenaje, compras, distribución, mantenimiento) teniendo un
esqueleto completo de nuestra empresa.
Todo esto parece complicado o tedioso…
pero en realidad la inversión de tiempo, dinero y esfuerzo para iniciar nuestro
negocio lo vale. Muchas veces se deja para después las bases de la organización
y cuando la operación absorbe al personal inician las fugas: de clientes,
activos y recursos humanos.
Así como es más difícil contentar a
un cliente molesto, de igual forma es más complicado construir los cimientos
cuando ya está hecha la casa.
¿Estas dispuesto en invertir tu tiempo
y esfuerzo en crear una base organizacional eficiente en tu empresa?
