jueves, 10 de mayo de 2012

Bases de una organización Eficiente


Bases de una organización Eficiente

"Se necesita poco para hacer las cosas bien, pero menos aún para hacerlas mal"
Paul Bocuse
Hace algunas décadas, los negocios se iniciaban considerando alguna actividad específica en la que fuéramos sobresalientes, las señora con buen sazón ponía una cocina económica, el señor que sabía de “realizar” una fiesta ponía una empresa de banquetes y entonces se dejaba el éxito en manos de “echarle ganas” y las buenas relaciones que se fueran dando. Hoy en día las reglas han cambiando, de tal forma que una organización eficiente debe conseguir objetivos y cumplir metas con el menor margen de error posible.

Para crear las bases de una organización eficiente debemos comenzar desde la definición de que se hará y a través de que medios (Misión, Visión y Valores) que a su vez emitan una identidad comercial y social. Una vez que se cuenta con lo anterior, podemos decir que se ha definido el objetivo y los medios a través de los cuales se enfocarán las actividades y esfuerzos de la empresa.

A partir de ahora tendremos que ir del macro al micro, comenzando por cómo conseguir el objetivo, por ejemplo:


Una vez realizado nuestro diagrama de flujo podremos identificar a los diferentes actores que intervendrán. Al definir actores podemos deducir que ya contamos con áreas o departamentos los cuáles pueden estar constituidos por una persona si es una micro empresa o por un grupo de personas si es una empresa grande. Al contar con departamentos podemos comenzar a definir sus actividades, responsabilidades, normas y lo más importante: sus objetivos específicos los cuales, al sumarse deberán reflejar la finalidad de la empresa.

Cuando definamos qué debe hacer un área y respondernos todas las preguntas sobre cuándo, cómo, dónde, podremos comenzar a determinar cargas de trabajo, identificando incluso los tiempos que esto implica y por ende, las jornadas de trabajo que deberán cubrirse. Es importante no olvidar que se deben de incluir puntos de control (Desde revisiones periódicas hasta auditorias)

Se sugiere identificar y registrar las actividades en términos de tiempos y movimientos (Ejemplo: Producir banquete para 100 pax= 3 cocineros + servicio banquete 100 pax = 5 meseros y 1 capitán…etc.), a fin de saber qué sucesos deben ocurrir antes de tener más empelados.

Una vez que definamos las actividades y cuánta gente es necesaria para llevarlas a cabo, se deben determinar perfiles de puesto


Finalmente, al tener procesos, actividades, perfiles y cantidad de ocupantes definidos, el ciclo debe cerrarse con indicadores de desempeño, los cuáles nos darán una idea de cómo funciona la empresa día a día, quién está cumpliendo sus objetivos y como pueden mejorarse las áreas de oportunidad.

Lo anterior no es más que un proceso estándar y general de la creación de nuestro sistema de trabajo. Lo ideal es hacerlo desde antes de establecer el negocio así tendremos una idea del día a día de la organización y una estimación de costos a los que podemos añadirles presupuestos (almacenaje, compras, distribución, mantenimiento) teniendo un esqueleto completo de nuestra empresa.

Todo esto parece complicado o tedioso… pero en realidad la inversión de tiempo, dinero y esfuerzo para iniciar nuestro negocio lo vale. Muchas veces se deja para después las bases de la organización y cuando la operación absorbe al personal inician las fugas: de clientes, activos y recursos humanos.

Así como es más difícil contentar a un cliente molesto, de igual forma es más complicado construir los cimientos cuando ya está hecha la casa.

¿Estas dispuesto en invertir tu tiempo y esfuerzo en crear una base organizacional eficiente en tu empresa?

13 comentarios:

  1. con estos puntos que nos presenta el texto es mucho mas fácil crear una base organizacional ya que lo demuestra de manera sencilla y creo que si invertiría mi tiempo y esfuerzo en esto, si se hace de manera correcta los frutos serán muy ricos y gratificantes.

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  2. los pasos a seguir para poder elaborar una buena base organizacional estan planteadas de la mejor manera!!! facil y siguiendolas lograremos buenos resultados!!! pues cada paso es importante para el triunfo!!!

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  3. Es muy grafico entender como se puede hacer la base organizacional de una manera mas sencilla, invirtiendo menos esfuerzo y con mejores resultados.
    Buen texto!

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  4. se nos muestran puntos que son importantes en la elaboracion de una empresa, las cosas cambian como dice el texto por esto es importante llevar acabo cada una de los pasos anteriores y asi evitar un fracaso.

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  5. Hace ver mas claro como organizar mas facil y con mejores resultados ya sea en una empresa o un negocio

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  6. claro manteniendo los pasos que nos llevara al triunfo, si llevamos la elaboración de tales lograremos unos excelentes resultados......

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  7. Antes de poner un negocio tenemos que saber cuanto hay que invertir,cuanto de personal hay que contratar,con estos puntos podemos manejarlo,tener un control y saberlo administrar

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  8. la informacion es importante la elaboracion de acciones en la cuales se puedan brindar paso a paso para concluir una empresa muy buena.

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  9. la verdad es muy sencillo de entenderlo ya que esta muy grafico estan sencillo debemos de dejar de invertir tanto y ser mas eficiente con lo que tenemos y asi poder explotarlo al maximo

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  10. con estos puntos a seguir se puede llegar a tener un negocio bien.

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  11. esos son unos puntos fundamentales para una buena organizacio
    y por tnto demostrando una estructura eficz

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  12. Definitivamente todo esto te lleva a una idea mas clara de como organizar nuestra empresa. Aclara tus ideas y te plantea los puntos exactos para llevarlo a cabo.

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  13. Muy buena lectura mas conocimiento para nosotros y pues estas son las bases para poder alcanzar un exito en nuestra organizcion en nuestras empresas

    Eduardo Alejandro Mukul Yam

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